ANEXO 1.2POLITICA INTERNA DE CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Departamento Responsable: Departamento de Compras / Gestión de Cadena de Suministro

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios obligatorios para clasificar, evaluar y auditar a los proveedores de la empresa con base en el volumen anual de facturación. El propósito es optimizar los recursos administrativos, mitigar riesgos financieros y garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad de la organización.

2. ALCANCE

Esta política aplica a todas las áreas de la empresa que participen en la selección, contratación, compra o recepción de bienes y servicios, siendo de cumplimiento obligatorio para el personal del Departamento de Compras.

3. LINEAMIENTOS DE CLASIFICACIÓN (MATRIZ ABC)

La base de proveedores se segmentará anualmente al cierre de cada ejercicio fiscal en tres categorías según el monto total de compra acumulado o proyectado:

Categoría Clase A (Proveedores Críticos): Compras anuales iguales o superiores a $150,000 USD. Requieren el máximo nivel de control institucional y supervisión de riesgos.
Categoría Clase B (Proveedores Medios): Compras anuales comprendidas entre $50,000 USD y $149,999 USD. Requieren un monitoreo periódico de su desempeño comercial y operativo.
Categoría Clase C (Proveedores Rutinarios): Compras anuales de hasta USD 49.999 (inclusive). Se gestionan bajo un esquema de simplificación administrativa.

4. REQUISITOS DE INGRESO Y PERMANENCIA POR CATEGORÍA

4.1. Directrices para Proveedores Clase A

Documentación Técnica: Es obligatoria la presentación de certificaciones internacionales vigentes aplicables al rubro (ej. ISO 9001 o equivalentes).
Solvencia Financiera: Se exigirá de forma anual la entrega de estados financieros auditados correspondientes a los últimos dos ejercicios fiscales.
Marco Legal: Toda relación comercial debe estar respaldada por un contrato corporativo formal que incluya penalizaciones explícitas por incumplimiento, acuerdos de confidencialidad y planes de contingencia.
Validación de Campo: El área de calidad o compras realizará auditorías presenciales obligatorias en las instalaciones del proveedor antes de su contratación inicial.

4.2. Directrices para Proveedores Clase B

Documentación Operativa: El proveedor deberá demostrar experiencia mediante referencias comerciales verificables y comprobación de su infraestructura logística.
Acuerdos Comerciales: Se requiere la firma de un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) estándar donde se estipulen tiempos máximos de entrega y condiciones de rechazo.
Marco Legal: Cumplimiento estricto del expediente fiscal básico y legal de la empresa.

4.3. Directrices para Proveedores Clase C

Simplificación Administrativa: Solo se exigirá la documentación fiscal mínima requerida por la legislación vigente para la correcta emisión de facturas y los datos bancarios para transferencia.
Condiciones: Sujeción automática a los términos y condiciones generales que figuran en las órdenes de compra estándar de la empresa.

5. FRECUENCIA Y PROCESO DE EVALUACIÓN

Evaluación Trimestral (Clase A): El Departamento de Compras medirá de forma formal los KPIs de entrega, calidad y servicio cada tres meses. El resultado impactará directamente en la renovación de contratos.
Evaluación Anual (Clase B): Se revisará el desempeño operativo de forma anual o semestral, sirviendo como base para las negociaciones de precios de la siguiente temporada.
Evaluación por Excepción (Clase C): No se realizarán evaluaciones periódicas de desempeño. El seguimiento se activará únicamente mediante reportes de incidencias graves o fallas críticas que afecten la operación regular.

6. SANCIONES Y PLANES DE ACCIÓN

Cualquier proveedor de Clase A o B que obtenga una calificación inferior al estándar mínimo aprobado será notificado formalmente. Dispondrá de un plazo de 30 días calendario para presentar un Plan de Acciones Correctivas (PAC). El incumplimiento reiterado de dicho plan será motivo de rescisión de contrato o desincorporación del catálogo de proveedores.

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