SECCIÓN 9CAJA CHICA, ANTICIPOS Y RECONOCIMIENTO DE GASTOS
La presente sección regula los tres instrumentos de ejecución de gastos menores que operan fuera del circuito principal del ECOMPRAS-001: el Fondo Fijo de Caja Chica, el Anticipo de Fondos y el Reconocimiento de Gastos. Los tres son instrumentos de tesorería - no métodos de compra alternativos - y su uso está acotado a gastos menores, urgentes e imprevisibles que no admiten el circuito ordinario por razones de tiempo o logística.
Cada instrumento puede operarse en tres modalidades de pago: (1) efectivo, (2) Tarjeta Corporativa emitida a nombre de Ecom Chaco S.A., o (3) Tarjeta de Débito Precargable asignada al responsable del fondo o al empleado autorizado. Las tres modalidades están sujetas a las mismas obligaciones de registro, comprobante y rendición. La forma de pago no modifica el régimen aplicable.
Toda adquisición efectuada por cualquiera de estos instrumentos debe registrarse en el ERP y contar con comprobante fiscal válido. Ninguno de estos instrumentos habilita a eludir el ECOMPRAS-001 para compras que puedan planificarse con anticipación.
| CARACTERÍSTICA | CAJA CHICA | ANTICIPO DE FONDOS | RECONOC. DE GASTOS | MODALIDADES DE PAGO |
|---|---|---|---|---|
| Naturaleza | Fondo fijo por área | Adelanto individual por operación | Reintegro de gasto ya realizado | Efectivo / Tarjeta Corporativa / Tarjeta Precargable |
| ¿Cuándo se entrega? | Al constituir / reponer el fondo | Antes del gasto | Después del gasto (reintegro) | Según modalidad elegida por Administración |
| Tope por operación | USD 200 mensuales por fondo | Según necesidad aprobada | Monto incurrido con comprobante | El tope aplica igual en cualquier modalidad |
| Aprobación previa | Sí - al constituir y reponer | Sí - antes de entregar el adelanto | Sí - del jefe al solicitar reintegro | Ídem - la modalidad no cambia la aprobación |
| Plazo de rendición | Al agotarse o fin de mes | 5 días hábiles desde el gasto | 10 días hábiles desde el gasto | Igual en las tres modalidades |
| Devolución de saldo | No aplica - fondo rotativo | Obligatoria - todo lo no gastado | No aplica | En tarjeta: bloqueo del saldo no rendido |
| Registro en ERP | Obligatorio por cada operación | Obligatorio - apertura y cierre | Obligatorio al solicitar reintegro | Más: adjuntar extracto o resumen de tarjeta |
| Comprobante requerido | Sí - siempre | Sí - en la rendición | Sí - condición del reintegro | Fiscal + cupón / resumen de tarjeta |